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外国人研究者の招へいでは、航空券の選定だけでなく、希望日程やフライト、座席、マイレージ、食事制限、同行者の有無など、研究者本人に確認が必要な事項が多くあります。
YXPでは、こうした確認を招へい担当者に代わって研究者本人と直接行い、航空券の予約・発券からEチケットのお渡しまでをサポートします。
「どの航空券を選べばいい？」をYXPがサポート
外国人研究者の招へいでは、
・何から手配を始めればよいか分からない
・研究者本人の希望をどのように確認すればよいか分からない
・複数の航空会社や乗り継ぎ便を比較する時間がない
・発券期限や変更条件の確認が難しい
といった課題が生じることがあります。
YXP「呼び寄せエクスプレス」では、単に空席のある航空券を検索して案内するのではなく、招へいする研究者の希望、日程、予算などを整理したうえで、適したフライトを提案します。
さらに、必要な情報についてはYXPの担当者が研究者本人に直接メールで確認します。
外国人研究者とのメールのやり取りをYXPが直接対応
航空券の手配に必要な情報を、研究者本人から直接確認します。
例えば、以下のような内容です。
・希望する日程、フライト
・マイレージ番号
・座席位置（通路側・窓側・前方など）
・食事制限、アレルギー
・同行者の有無
・日本への入国査証に関する必要情報
・講演者謝金に関する租税条約の確認
・その他、招へいに必要となる情報
これらの確認をYXPが直接行うことで、大学や学会の担当者が外国人研究者と何度もメールを往復し、必要な情報を集める負担を軽減します。
航空券の予約・発券からEチケットのお渡しまで
研究者本人との確認後は、希望条件や予算などを踏まえて航空券を検索。複数の航空会社や乗り継ぎを含めて比較し、条件に合うフライトを提案します。
発券期限なども確認しながら予約・発券を行い、発券後はEチケットをお渡しします。
YXPでは、外国人研究者の招へいに伴う航空券手配を、「航空券を探して終わり」ではなく、研究者本人との確認から予約・発券まで一連の流れでサポートすることを重視しています。
招へい担当者の負担を軽減し、スムーズな渡航をサポート
外国人研究者の招へいでは、日程やフライトだけでなく、座席、料金、発券期限、同行者など、確認・判断する事項が数多くあります。
YXPは、招へいする先生・事務局と外国人研究者の双方の立場に立ち、必要な情報を整理しながら航空券の手配をサポートします。
「外国人研究者との英語でのやり取りに時間がかかる」
「研究者本人への確認を誰が行うか悩んでいる」
「航空券の選定からEチケットの受け渡しまで任せたい」
このような学会・研究大会の運営担当者、大学・研究機関のご担当者に向けたサービスです。
【会社概要・お問い合わせ先】
Science Alliance Japan株式会社
TEL：050-3538-6117
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