認証制度に関する審査記録は、申請資料、確認履歴、連絡記録、判定に用いた資料を分けて保管することが基本になります。担当者が交代する場合や確認作業を引き継ぐ場合は、どの資料を確認済みとするか、どの資料が追加確認中かを明確にしておく必要があります。

引き継ぎ時には、案件名、受付日、申請区分、確認者、確認日、保管場所、未確認事項を一覧化すると、後続担当者が状況を把握しやすくなります。資料が複数回提出されている場合は、最新版だけでなく旧版の扱いも記録しておくことが重要です。

審査記録には、申請者との連絡履歴も含まれます。電話、メール、面談、追加資料の受領など、連絡手段ごとに記録が分散すると確認漏れにつながりやすいため、受付順に並べた共通記録を残す方法が有効です。

また、認証制度の説明資料、案内文、手数料案内、更新期限案内など、外部へ送付する資料は、版番号と送付日を確認できる形で保管することが望まれます。制度運用では、説明内容と保管資料の一致が継続的な確認対象になります。

協会では、認証制度の運用に関わる事業者や担当者に向け、審査記録の引き継ぎ時に確認したい基本項目を整理し、資料管理の実務視点を共有していきます。

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本品は健康食品であり、医薬品ではありません。