一般社団法人日本認定健康食品協会は、認証制度に関する確認資料を保管する際に、保存期間と閲覧範囲を整理するための基本項目についてまとめました。
認証制度の運用では、申請書、確認資料、連絡記録、判定に関する資料、更新時の履歴など、複数の文書が発生します。これらの資料は、後日の確認や問い合わせ対応に備えて、案件ごとに保存期間と閲覧範囲を明確にしておくことが重要です。
保管時には、資料名、案件番号、受領日、確認日、保存開始日、保存期間、保管場所、閲覧可能な担当者、廃棄予定日を記録します。電子データと紙資料が併用される場合は、どちらを原本として扱うか、複製資料をどの時点で廃棄するかも確認対象に含めます。
また、認証制度に関する説明では、特定商品の優劣や推奨を示すのではなく、確認資料、手順、記録管理の範囲を明確にすることが大切です。保存期間と閲覧範囲を整理することは、制度運用の透明性を保つ基礎になります。
本協会では、認証制度の適切な運用を支える観点から、確認資料の保存期間、閲覧範囲、保管場所、廃棄予定日を案件単位で記録し、継続的に確認できる管理体制を推奨しています。
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一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
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Email：info@jhfc.or.jp
本品は健康食品であり、医薬品ではありません。