体制移行に当たって、単にリモートワークを実施するだけでなく、社内制度や仕組み、業務プロセスをオンラインコミュニケーションを基礎としたものに切り換えます。これに伴い、本社・五反田オフィスについて、全従業員が出社を義務づけられる場所ではなく、全従業員にとって、自宅並みに安全で効率的な作業場へと位置付けます。
さらに、従業員において発熱症状や全身倦怠感などの症状が出た場合には、休暇を取得することを義務づけます。その場合には、所定労働時間の勤務をしたものとして取り扱い、欠勤や有給休暇取得の扱いとはしないものとします。このことで、無理な出社や外出により、新型コロナウイルスの感染が拡大しないようにしていきます。
■対策内容
1. 勤務体制を遠隔運営化
・全従業員(雇用形態を問わない)は、原則、リモートワークでの勤務を行います。
・体制移行に当たって、現在の業務をリモートに置き換えるだけではなく、リアルタイムでの応答にこだわらない非同期コミュニケーションを主体とした業務運営体制とします。
2. 遠隔運営のための基盤整備(対策完了済み)
・勤務時間については、深夜帯などにかからない範囲で、各自の役割に応じた勤務時間を各チーム内で自由に設定できるものとします。
・従業員の成果測定を、与えられた役割に応じた達成度に基づいて行うこととし、勤怠状況や勤務姿勢、労働時間などの業務プロセスへの評価を撤廃します。
・社内報告や社内業務依頼、業務指示、業務内容検討は、原則としてチャットツール(Microsoft Teams)や共有ドキュメントツール(Microsoft OneNote)を通じて行うものとし、会議を通じた集団意思決定の機会を最小化・凝縮化します。
・支払申請、経費精算、勤怠管理などの社内の承認プロセスをデジタル化します。
・会社電話のIP化とFAXのオンライン化を行い、従業員が所有する各自のスマートフォンやPC等から電話、FAXの発着信を行います。
・クラウド型の時間管理ツールを用いて、今現在の業務内容を従業員間でリアルタイムに共有し、業務量や配分の適正化と効率化を図ります。
・オフラインとオンラインの間で組織コミュニティに不均衡が発生しないよう、業務のチャットツールを、カジュアルトークも可能な自由なコミュニケーションの場として位置付けます。
・五反田オフィス参加者と遠隔参加者が複数人で会議を行う場合、遠隔参加者が不利にならないよう会議運営ルール(例：五反田オフィス参加者同士でオフラインの会話を行わない等)を定め、徹底します。
3. お客様の安全確保
【全般：一般のお客様・取引先企業対応】
・一般のお客様及び取引先企業とのリアルタイム性を要する会議については、可能な限りオンライン会議システムにて実施するものとします。
・勤務体制の変更を受け、コミュニケーションの同時間性が担保できないことから、取引先企業に対しては、極力電話や対面ではなく、コミュニケーションツールやメールでのやり取りを進めるよう要請していきます。
・一般のお客様対応についても、電話ではなく、メールやチャットツールにより対応していきます。
・法務業務をオンライン化するため、取引先企業に対して、電子契約ツールの利用を要請していきます。
【ハウス事業：居住者対応】
・シェアハウス入居希望者への内見立会い、入退去手続等の現地訪問作業については、訪問スタッフのマスクの着用やアルコール消毒を徹底するなど、新型コロナウイルスの感染予防に最大限注意を行った対応を行います。
・プロフェッショナル育成事業(「トキワ荘プロジェクト」「Graphium House」事業)において、20名以上が集まる居住者向けイベントを、当面の間延期します。
【スクール事業：講座受講生対応】
・現在開催中の講座について、講師及び運営スタッフのマスク着用を義務づけると共に、全ての講座受講生に対して、マスク着用と入室時のアルコール消毒の実施を要請していきます。
・現在開催中のコース講座のうち、講座開始日から13日以内に新型コロナウイルスの感染懸念を理由としたキャンセル希望があった場合には、受講料全額を返金するか、次回講座への振り替えを行います。
・新型コロナウイルスの感染拡大が止まらない場合においても、引き続きプロフェッショナル人材育成を行えるよう、教育プログラムのオンライン化を進めます。
4．五反田オフィスの安全運用
・NEWVERYの本社オフィスである五反田オフィスは、出社を必須とする勤務場所ではなく、安全かつ効率的に勤務ができるワークプレイスとして位置付け、その目的に最適化した運用を行います。
・五反田オフィスへの出勤は、法令対応やセキュリティ対応を行う場合、事業継続に必要な事務処理を行う場合、やむを得ないお客様対応を行う場合、任意で作業を行う場合での利用に限るものとします。
・非接触型のアルコール消毒装置を複数設置し、五反田オフィスへの入室者全員に手指消毒の徹底を行います。
・座席はフリーアドレスとし、出勤者においては座席間の距離を十分確保するように求めます。使用されていない会議スペースを開放し、全ての従業員が自由に使えるようにします。
・出勤者においては、混雑時間帯(都心ターミナル駅到着 7:30-9:15の時間帯の電車 / 都心ターミナル駅発車 17:00-19:30の時間帯の電車等)における公共交通機関での移動を避けることとします。
5．軽度症状者の業務禁止と重症者向け医療体制への配慮
・従業員において発熱症状(微熱を含む)や全身倦怠感などの症状が出た場合には、休暇を取得することを義務づけます。その場合には、所定労働時間の勤務をしたものとして取り扱い、欠勤や有給休暇取得の扱いとはしないものとします。
・この場合、新型コロナウイルス重症者への医療体制を確保するため、新型コロナウイルスの検査結果や医師の診断書などは求めないものとします。
・従業員において感染が疑われる場合には、厚生労働省の定める「新型コロナウイルス感染症についての相談・受診の目安」に従って対応するよう促します。
■参考情報
＜トキワ荘プロジェクトについて＞
本気でプロを目指すクリエイターを支援する、複合プログラムです。「住む・学ぶ・仕事を得る」の3つの視点から、いち早くクリエイターが自立できるようにサポートを行っています。
2006年8月にスタートし、12年以上にわたり展開してきました。累計入居者は500名を超え、その中からプロマンガ家としてデビューした数(入居日以降に商業マンガ雑誌または商業マンガアプリ・マンガ系WEB媒体で作品が掲載された経験者数)は119名、マンガ系新人賞の受賞経験者数は79件となっています(2020年2月18日確認時点)。
現在、東京近郊に15拠点を保有し、約80名のマンガ家志望者が生活しています。
URL： http://tokiwa-so.net/
■特定非営利活動法人(NPO法人)NEWVERYについて
所在地 ： 〒141-0031 東京都品川区西五反田7-13-6 五反田山崎ビル5F
代表者 ： 理事長 小崎 文恵
創立 ： 2002年3月(任意団体として創立)
設立 ： 2009年10月30日(設立登記日)
URL ： https://www.newvery.jp/
事業内容： 人の成長チャンスをつくり出し、
社会課題も同時に解決することをテーマとして、
キャリア形成支援事業とコミュニティ・デザイン事業を展開
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プレスリリース提供元：＠Press